AIDA Zeiterfassung

Einleitung

Willkommen zur Online-Schulung zur AIDA-Zeiterfassung.

Diese Schulung ist in zwei Bereiche gegliedert: 

- Grundlagen

- Vorgesetzte

Der Bereich Grundlagen vermittelt die wichtigsten Informationen zur Zeiterfassung in AIDA und ist für alle Mitarbeitenden verbindlich.

Bitte lies alle Kapitel sorgfältig durch. Falls nicht sofort alles klar ist: kein Problem. Viele Abläufe erschließen sich im Arbeitsalltag, außerdem stehen dir Kolleginnen und Kollegen bei Fragen unterstützend zur Seite.

Als Vorgesetzte oder Vorgesetzter übernimmst du zusätzliche Aufgaben und Verantwortung in der AIDA-Zeiterfassung.

Für dich stehen daher ergänzende Kapitel bereit, die du ebenfalls vollständig lesen und in der Praxis anwenden musst.

Die folgenden Inhalte dienen nicht nur neuen Mitarbeitenden als Online-Schulung, sondern stehen allen Kolleginnen und Kollegen dauerhaft als Nachschlagewerk zur Verfügung.

Wir wünschen euch eine erfolgreiche Nutzung.

Diakonisches Werk Husum gGmbH

i. A. André Schoppe

AIDA Zeiterfassung / Grundlagen für alle Mitarbeitenden

Kapitel 1.1 Anmeldung

Anmeldung

Die Anmeldung erfolgt über den Internetbrowser unter aida.dw-husum.de. 

Statt die URL manuell einzugeben, kannst du die Favoritenleiste nutzen: Klicke dort auf „DW Husum“ und wähle im Untermenü den Eintrag „AIDA“ (erster Punkt).

Für die Anmeldung benötigst du deine persönlichen Zugangsdaten. Diese erhältst du per Willkommens-E-Mail von der Verwaltung.

AIDA Zeiterfassung / Grundlagen für alle Mitarbeitenden

Kapitel 1.2 Dashboard

Dashboard

Nach der Anmeldung landest du als erstes auf dem Dashboard. Dort werden dir schon einmal die wichtigsten Informationen in Form von sog. Widgets angezeigt, die sogar individuell ein- und ausgeblendet, sowie sortiert werden können.

Achtung: Die Widgets aktualisieren sich nicht automatisch, wenn du die Seite nicht neu lädst. Du kannst die Widgets entweder einzeln aktualisieren über das Icon mit den zwei kreisenden Pfeilen in der oberen rechten Ecke des Widgets oder durch Aktualisieren der gesamten Seite im Browser.

Direkt Buchen

Unter “Direkt Buchen” findest du die wichtigsten Funktion. Und zwar das Ein- und Ausbuchen zur Arbeit.

Mit einem Klick auf “Kommen” buchst du dich ein und mit “Gehen” buchst du dich wieder aus. 

Dazu kommt die Taste “Pause” mit der du eine Pause oder eine Raucherpause starten kannst. Wenn du die Pause beendet hast, buchst du dich über “Kommen” wieder ein. 

Der vierte Button ist für die Buchung von Dienstgängen (kurz DG). Klickst du hier drauf, öffnet sich eine ganze Reihe von Dienstgängen, die du nach Bedarf nutzen kannst. Aber Achtung: Du kannst nicht jeden Dienstgang nutzen! Alle Dienstgänge haben eine bestimmte Funktion und dürfen teilweise auch nur von bestimmten Personen bzw. Abteilungen genutzt werden. 

Bitte beachte hierzu am besten das nachfolgende Kapitel.

Widget Direkt Buchen

Anträge

Das Widget “Anträge" zeigt dir, ob und wie viele Anträge zurzeit offen sind. Bei Anträgen ist zu unterscheiden in eigene Anträge und Kollegenanträge.

Eigene Anträge = Anträge, die von dir selbst gestellt wurden, und jetzt bei einer Kollegin/einem Kollegen oder der/dem Vorgesetzten auf Freigabe warten.

Kollegenanträge = Anträge, die von deiner Kollegin/deinem Kollegen erstellt wurden und die DU noch bearbeiten musst. Achte also darauf, ob du noch offenen Kollegenanträge hast! Diese solltest du am besten immer sofort bearbeiten.

Widget Anträge

Ampelstatus

Der Ampelstatus zeigt dir an, ob du zurzeit Plus- oder Minusstunden hast. Was das genau bedeutet, erfährst du im Kapitel speziell über den Ampelstatus.

Widget Ampelstatus

Status Kollegen

Das Kreisdiagramm zeigt dir an, wie viele Kollegen und wie viele Kolleginnen sich in welchem Status befinden. Bspw. kannst du darüber feststellen, wie viele Kolleginnen und Kollegen sich im Büro befinden (grün), sich auf Dienstgang befinden (gelb) oder nicht im Dienst sind (rot).

Zur Info: Nur der/die Vorgesetzte kann über das Informationstableau feststellen, welche Kollegin/welcher Kollege zurzeit welchen Status hast. Auf dem Dashboard wird lediglich die Anzahl angezeigt.

Soll-Ist Vergleich

Anhand der vertraglich festgelegten Wochen-Soll-Zeit (bspw. 39h bei einer Vollzeitkraft) kann eine Tages-Soll-Zeit berechnet werden (Wochen-Soll-Zeit dividiert durch 5 Wochentage = Tages-Soll-Zeit). Bei einer Vollzeitkraft liegt die Tages-Soll-Zeit bspw. bei 7h und 48m (kurz 7:48).

Der Soll-Ist Vergleich zeigt dir mit einem blauen Balken deine Tages-Soll-Zeit an, die i.d.R. für alle Wochentage identisch ist. Der grüne Balken zeigt die im Vergleich dazu die tatsächlich gearbeitet Zeit an (Ist-Zeit). Somit kannst du leicht erkennen, ob du die letzten Tage Plus- und/oder Minus-Stunden gemacht hast.

Buchungen 7 Tage

Über das Widget “Buchungen 7 Tage” erhältst du einen Überblick über deine Buchungen der letzten 7 Tage. 

Wenn eine sog. Anomalie vorhanden ist, wird dir das hier als Dreieck mit Ausrufungszeichen angezeigt. Was eine Anomalie ist, erfährt du in einem anderen Kapitel.

Tipp: Über den Pfeil oben rechts im Widget kommst du direkt zum Monatsjournal. Was das ist, erfährst du in einem anderen Kapitel.

Persönlicher Kalender

Das persönliche Kalender Widget zeigt dir immer den aktuellen Monat an. Dort findest du bspw. ganztägige Abwesenheiten (wie bspw. Urlaub (kurz: UR), Feiertage (kurz: Ft) und - ganz wichtig - auch Anomalien. Anomalien werden mit zwei Fragezeichen auf rotem Hintergrund angezeigt.

Kontoentwicklung

Das Widget “Kontoentwicklung” bringt keinen wirklichen Nutzen mit sich, weshalb hier darauf nicht weiter eingegangen wird.

AIDA Zeiterfassung / Grundlagen für alle Mitarbeitenden

Kapitel 1.3 Buchen

Buchen

Wie bereits im vorherigen Kapitel erwähnt, erfolgt das Buchen über die vier Buttons:

• Kommen
• Gehen
• Pause
• DG (Dienstgang)

Vorweg möchte ich dich darauf hinweisen, dass AIDA zur Echtzeiterfassung genutzt werden muss! Das bedeutet, dass automatisch die aktuelle Uhrzeit für die Buchung herangezogen wird. Wenn du also morgens zur Arbeit kommst, sollte der erste Schritt die “Kommen”-Buchung sein und der letzte Schritt vor dem Feierabend die “Gehen”-Buchung. Das Gleich gilt natürlich auch für die Pausen und Dienstgänge.

Weitere Informationen zu den Dienstgängen bekommst du im nachfolgenden Kapitel.

Ablauf

1. Wie oben bereits erwähnt, erfolgt die erste Buchung zu Beginn des Arbeitstages. Nach der Anmeldung am Computer oder Handy-App erfolgt die Anmeldung in AIDA über den Internetbrowser.
2. Dann erfolgt direkt die “Kommen”-Buchung, wenn man seinen Arbeitstag im Büro bzw. dem üblichen Einsatzort beginnt. Wenn man hingegen mobil arbeitet, benutzt man anstelle der “Kommen”-Buchung den Dienstgang “Mobile Arbeit”.
3. Wird eine Pause eingelegt, erfolgt erneut die Anmeldung in AIDA bzw. Handy-App, klickt auf “Pause” und wählt anschließend die Art der Pause aus. Zur Auswahl stehen “Pause” und “Raucherpause”.
4. Nach Beendigung der Pause erfolgt erneut die “Kommen”-Buchung. Auch hier kann bei Bedarf direkt ein Dienstgang gebucht werden. Der Dienstgang kann also die “Kommen”-Buchung vollständig ersetzen.
5. Kurz vor Feierabend - quasi als letzte Tätigkeit - erfolgt dann die “Gehen”-Buchung. Die “Gehen”-Buchung beendet die Arbeitszeit bzw. den Dienstgang. 
6. “Kommen”- und “Gehen”-Buchung können auch mehrmals am Tag vorkommen. 

Achtung: Die nachträgliche Erfassung der Buchungen ist nur dann gestattet, wenn die Echtzeitbuchung nicht getätigt wurde, weil du sie bspw. vergessen hast!

AIDA Zeiterfassung / Grundlagen für alle Mitarbeitenden

Kapitel 1.4 Dienstgänge

Bedeutung und Übersicht

Immer wenn du einen Dienstgang beginnst, buchst du den Dienstgang über AIDA (Button “DG” klicken und dann Auswahl des Dienstgangs). Es ist dabei egal, ob du bereits im Dienst bist (also ob bereits eine Kommen-Buchung vorhanden ist) oder du deinen Arbeitstag direkt mit einem Dienstgang starten willst.

Du kannst deinen Dienstgang auf folgende Weise beenden:

• Beende deinen Dienstgang durch eine “Gehen”-Buchung, wenn du direkt nach dem Dienstgang deine Arbeit beendest.
• Beende deinen Dienstgang durch eine “Kommen”-Buchung, wenn du deine Arbeit nach dem Dienstgang bspw. im Büro fortsetzt.
• Beende deinen Dienstgang durch Buchen eines weiteren Dienstgangs, wenn du bspw. von einer dienstlich bedingten Abwesenheit zurück ins Mobile Arbeiten gehst.

Dienstgänge über AIDA-Web

AIDA Zeiterfassung / Grundlagen für alle Mitarbeitenden

Kapitel 1.5 Auskunft und Berichte

Über den Menüpunkt “Auskunft” stehen dir mehrere Auskünfte und Berichte zur Verfügung. Klicke dich hier am besten einmal durch und schaue dir die Abfragen an.

Auskunft

Gruppenkalender

Der Gruppenkalender zeigt dir neben deinem eigenen Kalender auch die Kalender deiner Kolleginnen und Kollegen an. Die Anzeige ist immer auf einen Monat begrenzt, du kannst aber vor und zurück blättern.

Beachte hier Folgendes (!):

• Es werden nur ganztägige Abwesenheiten, Feiertage und Wochenende sowie Anomalien angezeigt. Untertägige Abwesenheiten (wie bspw. Dienstgänge) werden hier also nicht angezeigt.
• Du selbst kannst nur deinen eigenen ganztätigen Abwesenheiten sehen.
• Deine Vorgesetzte/dein Vorgesetzter kann die ganztägigen Abwesenheiten aller Mitarbeitenden sehen.

Persönlicher Kalender

Dein persönlicher Kalender zeigt das ganze Jahr und ebenfalls nur die ganztägigen Abwesenheiten, Feiertage, Wochenende sowie Anomalien.

Anzeige des persönlichen Kalenders unter Auskunft

Monatsjournal

Das Monatsjournal ist eins der wichtigsten Abfragen. Hier sieht du nicht nur alle Buchungen des aktuellen Monats, sondern hast auch die Möglichkeit, Buchungen nachzutragen (bis zu 5 Tage rückwirkend) und Anträge zu stellen. Weitere Informationen zum Monatsjournal findest du in einem separaten Kapitel nur zum Monatsjournal.

Konten

Alle Mitarbeitenden haben unterschiedliche Zeitkonten, die in der Auskunft der Konten abgefragt werden kann. Was die einzelnen Konten bedeuten, erfährst du ebenfalls in einem separaten Kapitel.

Tipp: Die wichtigsten Konten werden dir auch auf dem Monatsjournal angezeigt, sodass diese Abfrage eher unbedeutend ist.

Anomalien

Die wohl wichtigste Auskunft ist die Auskunft der Anomalien. Wenn irgendetwas mit deinen Buchungen nicht stimmt (bspw. eine fehlende “Gehen”-Buchung), wird dir das hier angezeigt. Zusätzlich wird dir die Anzahl der Anomalien mit einem roten Kreis angezeigt. Immer wenn eine Anomalie vorhanden ist, gibt es dringenden Handlungsbedarf!

Was das genau bedeutet, erfährst du im Kapitel “Anomalien”.

Die Anzahl der Anomalien wird angezeigt.

Berichte

Fehlzeitenausdruck

Über den Fehlzeitenausdruck kannst du dir ein PDF-Bericht über deine Fehlzeiten erstellen lassen und herunterladen. Fehlzeiten sind in diesem Fall alle ganztägigen Abwesenheiten wie bspw. UR (Urlaub) und Ft (Feiertage). 

Über die Jahresauswahl kann ein anderes Jahr angezeigt werden.

Der Fehlzeitenausdruck ist insbesondere für Vorgesetzte wichtig, da diese über die Fehlzeitenübersicht die Fehlzeiten der Mitarbeitenden prüfen.

Monatsjournal drucken

Über den Menüpunkt “Monatsjournal drucken” kannst du dir das Monatsjournal für einen bestimmten Monat erstellen lassen.

Persönliche Daten

Stammdaten

Über die Abfrage “Stammdaten” kannst du die über dich gespeicherten Daten anschauen und prüfen. Eine Änderung ist hier nicht möglich. Bei Fragen zu den erfassten Daten wendest du dich bitte an deine Vorgesetzte/deinen Vorgesetzten oder die Personalabteilung.

Urlaubsanspruch

Hier wird der Urlaubsanspruch angezeigt und wie sich dieser zusammensetzt. 

Diese Daten findest du ebenfalls auf dem Monatsjournal.

AIDA Zeiterfassung / Grundlagen für alle Mitarbeitenden

Kapitel 1.6 Monatsjournal

Einleitung

Das Monatsjournal ist vermutlich die am häufigsten genutzte Seite in AIDA, da sie nicht nur eine Abfrage ist, sondern wichtige Funktionen mitbringt.

Zum Öffnen des Monatsjournals klickst du links im Menü auf “Auskunft” und dann auf “Monatsjournal”.

Es wird dir das Monatsjournal des laufenden Monats angezeigt. Du kannst den Monat über die Selektion ändern, wobei du maximal 13 Monate rückwirkend das Monatsjournal aufrufen kannst. 

Über das Drucker-Icon kannst du das Monatsjournal als PDF herunterladen und/oder ausdrucken.

In diesem Kapitel geht es erstmal nur darum, das Monatsjournal aufrufen zu können und einen groben Überblick über den Aufbau und die Funktionen zu erlangen. Was die einzelnen Werte - wie Zeitkonto, Monats-Soll, Saldo, usw. - bedeuten, erfährst du in zwei separaten Kapitel.

Inhalt

Das Monatsjournal zeigt dir alle Buchungen des gesamten Monats übersichtlich und strukturiert an. Es werden auch Dienstgänge und Fehlgründe (bspw. Feiertage) angezeigt, sodass du nachvollziehen kannst, wie diese Auswirkung auf deine Zeitkonten haben.

Des Weiteren kannst du erkennen, wie deine Tages-Soll-Zeit und wie hoch deine Tages-Ist-Zeit ist.

Für die stationären Einrichtungen werden zudem die Zeiten der Anwesenheits- und Rufbereitschaft angezeigt (bspw. BD, RB, RB Einsatz, usw.).

Am Ende eines jeden Monatsjournals wird dir eine Übersicht der wichtigsten Werte angezeigt. Hier siehst du bspw. deinen Saldo und den Stand deiner Überstunden. 

Ganz unten findest du auch deine Urlaubswerte wieder.

Wenn du auf das Drucker-Icon klickst, wird das Monatsjournal als PDF-Datei generiert. Hierbei werden einige der Spalten weggelassen, damit alles auf eine Seitenbreite passt. 

Die Kopf- und Fußzeile sind aber immer vollständig enthalten.

Aufbau

Kopfzeile

Das Monatsjournal beginnt immer mit einer Kopfzeile, die neben allgemeinen Informationen auch die Werte des Vormonats enthalten.

Mitte

Zwischen Kopf- und Fußzeile werden die Buchungen angezeigt sowie der Verlauf des Zeitkontos. Außerdem findest du nach jedem Sonntag eine Zeile für die Wochenwerte. 

Fußzeile

Wie oben bereits erklärt, enthält die Fußzeile die wichtigsten Informationen. Hier kann man zwischen Monats-, Jahres- und Bestandswerten unterscheiden.

• Ein Jahreswert wird bspw. bis zum Jahresende kumuliert über alle Monate hinweg fortgeführt. 
• Ein Monatswert enthält immer die Daten des jeweiligen Monats. 
• Bestandswerte werden immer fortgeführt wie bspw. das Zeitkonto.

Funktionen

Neben dem Menüpunkt “Anträge” kannst du auch über das Monatsjournal deine Anträge und Buchungskorrekturen erfassen. Wenn du den Mauszeiger über eine Zeile bewegst, wird am rechten Rand das Symbol zur Erfassung einer Buchungskorrektur und eines Antrags eingeblendet. Wenn du darauf klickst, kannst du direkt für diesen Tag eine Korrekturbuchung bzw. einen Antrag erfassen.

Eine weitere Besonderheit ist, dass du für die letzten 5 Kalendertage die fehlenden Zeiten direkt nachtragen kannst, ohne einen Antrag stellen zu müssen. Trage dazu die fehlenden Zeiten ein und wähle die Buchungsart (Ko-Kommen, Ge-Gehen, HO-Mobiles Arbeiten, PA-Pause, usw.) aus. Abschließend klickst du oben auf den Button mit dem Häkchen, um die Erfassung zu speichern.

Achtung: Wenn du in eines der Felder, die mit 00 gefüllt sind, reinklickst, werden die grauen 00 zu schwarzen 00, sodass die 00 erfasst werden, sobald du die Einträge speicherst! Du darfst also nur in die Felder reinklicken, in die du auch eine Zeit eintragen möchtest.

Wie das genau funktioniert, kannst du im nachfolgenden Video sehen. Außerdem gibt es noch ein Video im Kapitel zur Bearbeitung von Anomalien, in dem dir erklärt wird, wie du auf diese Weise deine Anomalien bearbeiten kannst.

Beachte, dass AIDA als Echtzeit-Buchungssystem zu nutzen ist! Das manuelle Nachtragen der Zeiten hat nur in Ausnahmefällen zu erfolgen.

AIDA-Antrag-Monatsjournal-Zeiten-nachtragen.wmv

AIDA Zeiterfassung / Grundlagen für alle Mitarbeitenden

Kapitel 1.7 Anomalien

Was sind Anomalien?

Anomalien sind Unstimmigkeiten in der Zeiterfassung. Sie sollten zeitnah bearbeitet werden, da sie Auswirkungen auf nachgelagerte Prozesse, beispielsweise die Entgeltabrechnung, haben können.

Die Bearbeitung von Anomalien gehört zu den wichtigsten Aufgaben in AIDA. Bei korrekter Ein- und Ausbuchung entstehen in der Regel keine Anomalien. Treten dennoch Anomalien auf, können diese meist schnell geklärt werden.

Offene Anomalien werden per E-Mail gemeldet und können zusätzlich in AIDA Web eingesehen und bearbeitet werden.

Anzeige von Anomalien

Anomalien werden in AIDA Web sowie in der Anomalien-Auskunft angezeigt.

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Benachrichtigungen

Für Anomalien, die eigenständig bearbeitet werden müssen, erfolgt eine automatische Erinnerung:

1. Erinnerung

• Versand: 1 Tag nach Auftreten
• Empfänger: Betroffene Mitarbeitende

2. Erinnerung

• Versand: 5 Tage nach Auftreten
• Empfänger: Betroffene Mitarbeitende sowie Führungskraft bzw. Stellvertretung

3. Erinnerung

• Versand: 8 Tage nach Auftreten
• Empfänger: Betroffene Mitarbeitende, Führungskraft bzw. Stellvertretung und nächsthöhere Führungsebene

Anomalien mit rein informativem Charakter lösen lediglich eine einmalige Benachrichtigung aus.

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Anomalietypen

Fehlen ohne Grund

Ursache

Für einen Arbeitstag wurde weder eine Kommen- noch eine Gehen-Buchung erfasst und es liegt kein ganztägiger Fehlgrund (z. B. Urlaub oder Krankheit) vor.

Lösung

1. In AIDA anmelden.
2. Fehlende Zeiten nachtragen.
3. Nachträge der letzten fünf Tage können selbstständig vorgenommen werden.
4. Für ältere Zeiträume muss ein Antrag gestellt werden.

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Automatisch ausgebucht

Ursache

Die Gehen-Buchung wurde vergessen. AIDA hat deshalb automatisch ausgebucht.

Lösung

1. Die fehlende Gehen-Buchung korrigieren.
2. Die Korrektur erfolgt wie bei „Fehlen ohne Grund“.

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Verwaiste Buchung

Ursache

Mindestens eine Buchung fehlt oder konnte nicht korrekt verarbeitet werden.

Beispiele:

• Kommen-Buchung vergessen
• Fehlerhafte Dienstgang-Buchung

Dadurch kann AIDA die Buchungen nicht korrekt zuordnen.

Lösung

1. Fehlende oder fehlerhafte Buchungen ergänzen.
2. Die Korrektur erfolgt wie bei „Fehlen ohne Grund“.

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Buchung außerhalb der Zeitzählung

Ursache

Es wurde außerhalb der regulären Arbeitszeit gearbeitet.

Regelarbeitszeit

• Montag bis Freitag
• 06:00 Uhr bis 20:00 Uhr

Für stationäre Einrichtungen können abweichende Regelungen gelten.

Lösung

1. In AIDA einen Antrag auf Gehen-Überzeit (GÜ) erstellen.
2. Zuschläge werden nach Ausdruck des Monatsjournals und Genehmigung durch die Führungskraft berücksichtigt.
3. Bei Fragen die zuständige Führungskraft kontaktieren.
4. Die Personalabteilung muss die Anomalie zusätzlich manuell als bearbeitet kennzeichnen.
5. Die Führungskraft informiert die Personalabteilung per E-Mail.

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Video-Tutorial

AIDA Buchungskorrektur

Das Schulungsvideo erläutert die Erfassung von Buchungskorrekturen und die Bearbeitung von Anomalien.

AIDA Buchungskorrektur.wmv

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Hinweis

Offene Anomalien sollten möglichst zeitnah bearbeitet werden, um Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung, Zeitkonten und Zuschlagsberechnungen zu vermeiden.

AIDA Zeiterfassung / Grundlagen für alle Mitarbeitenden

Kapitel 1.8 Anträge

Unter Anträge können sowohl die eigenen Anträge als auch die Anträge von Kolleginnen und Kollegen eingesehen und bearbeitet werden.

Eigene Anträge ansehen

Unter Eigene Anträge werden alle offenen und erledigten, aber noch nicht archivierten Anträge angezeigt.

Bedeutung der Spalten

Antrag

Zeigt die Art des Antrags an. Durch Anklicken kann der Antrag geöffnet und bei Bedarf gelöscht werden.

Bemerkung

Wird eine Sprechblase angezeigt, enthält der Antrag eine Bemerkung. Diese kann durch Anklicken eingesehen werden.

Von Datum / Bis Datum

Zeigt den Zeitraum an, für den der Antrag gilt.

Status

Zeigt den aktuellen Bearbeitungsstand des Antrags an.

Zuletzt bearbeitet von

Zeigt an, wer den Antrag zuletzt bearbeitet hat. Wird der eigene Name angezeigt, wurde der Antrag noch nicht von anderen Personen bearbeitet.

Anlege Datum

Zeigt das Datum der Antragstellung an.

Eigenen Antrag erstellen

Über Antrag stellen kann ein neuer Antrag angelegt werden. Anschließend wird der gewünschte Antragstyp ausgewählt.

Verfügbare Antragstypen

Abwesenheit

Über den Antragstyp Abwesenheit können ganztägige Fehlgründe beantragt werden.

Mögliche Fehlgründe:

• Dienstreise
• Erholungsurlaub
• Fortbildung
• Zeitausgleich Arbeitszeitkonto
• Urlaubsplanung

Über die Auswahl Fehlgrund löschen kann ein bereits eingetragener Fehlgrund wieder entfernt werden.

Dienstgang

Über den Antragstyp Dienstgang können Dienstgänge und Pausen nachträglich erfasst werden.

Es stehen alle Dienstgangsarten zur Verfügung, die auch in der Echtzeiterfassung genutzt werden können.

Tagesbuchungen (Buchungskorrektur)

Über diesen Antragstyp können bereits erfasste Zeitbuchungen storniert oder korrigiert werden.

Nach Auswahl eines Tages werden die vorhandenen Buchungen angezeigt.

Mögliche Aktionen:

• Vorhandene Buchungen stornieren
• Zusätzliche Buchungen erfassen
• Fehlerhafte Buchungen korrigieren

Beispiel

Eine Gehen-Buchung um 21:00 Uhr wurde versehentlich erfasst.

Vorgehensweise:

1. Buchung um 21:00 Uhr stornieren.
2. Neue Gehen-Buchung um 19:59 Uhr erfassen.
3. Antrag absenden.

Buchung

Über diesen Antragstyp können ausschließlich nachträgliche Kommen- und Gehen-Buchungen erfasst werden.

Folgende Buchungsarten stehen zur Verfügung:

• Kommen
• Gehen

Status eines Antrags

Nachdem ein Antrag gestellt wurde, erhält die zuständige Person eine Benachrichtigung per E-Mail.

Der aktuelle Bearbeitungsstand kann jederzeit unter Eigene Anträge eingesehen werden.

Besonderheit bei Abwesenheitsanträgen

Wird ein Antrag vom Typ Abwesenheit genehmigt, erhält die antragstellende Person eine E-Mail mit einem Kalendereintrag zur Übernahme in den Outlook-Kalender.

Tipp

Korrekturanträge können auch direkt über das Monatsjournal erstellt werden.

AIDA-Antrag-stellen-Erholungsurlaub.wmv

Kollegenanträge ansehen und bearbeiten

Bei ganztägigen Abwesenheiten, beispielsweise Urlaub, muss in der Regel eine Kollegin oder ein Kollege aus der eigenen Abteilung ausgewählt werden. Damit wird bestätigt, dass die geplante Abwesenheit im Team abgestimmt wurde.

Wurde man als Kollegin oder Kollege ausgewählt, erfolgt eine Benachrichtigung per E-Mail.

Der Antrag kann anschließend unter Kollegenanträge bearbeitet werden.

Antrag öffnen

Durch Anklicken der Antragsart, beispielsweise Erholungsurlaub, kann der Antrag geöffnet werden.

Antrag genehmigen oder ablehnen

Beim Überfahren eines Antrags mit der Maus werden zusätzliche Schaltflächen eingeblendet.

Verfügbare Aktionen

i
Antrag anzeigen

✓
Antrag zustimmen bzw. genehmigen

Ablehnen
Antrag ablehnen

Wichtiger Hinweis

Kollegenanträge sollten möglichst zeitnah bearbeitet werden.

Ein Antrag wird erst nach der Zustimmung der ausgewählten Kollegin bzw. des ausgewählten Kollegen an die zuständige Führungskraft weitergeleitet. Verzögerungen bei der Bearbeitung können daher den gesamten Genehmigungsprozess verzögern.

AIDA Zeiterfassung / Grundlagen für alle Mitarbeitenden

Kapitel 1.9 Zeitkonto und Saldo

Einleitung

In diesem Kapitel werden die verschiedenen Konten und Salden der Zeiterfassung erläutert.

Damit die angezeigten Werte korrekt interpretiert werden können, ist es wichtig, die Unterschiede zwischen Zeitkonto, Saldo, Monats-Soll-Stunden und Monatssaldo zu kennen.

Das Zeitkonto

Das Zeitkonto ist das zentrale Konto der Zeiterfassung.

Ähnlich wie bei einem Bankkonto werden dort sämtliche Buchungen erfasst. Dazu gehören:

• Eigene Zeitbuchungen (Kommen, Gehen, Pausen und Dienstgänge)
• Automatische Buchungen durch das System
• Die monatliche Belastung mit den Soll-Stunden

Alle Buchungen wirken sich auf das Zeitkonto aus.

Abb.: Zeitkonto / Kontobewegungen

Monats-Soll-Stunden

Die Monats-Soll-Stunden geben an, wie viele Arbeitsstunden im jeweiligen Monat geleistet werden sollen.

Die Höhe der Soll-Stunden richtet sich nach:

• Der vertraglich vereinbarten Wochenarbeitszeit
• Der Anzahl der Arbeitstage im jeweiligen Monat

Zusätzlich werden berücksichtigt:

• Feiertage
• Genehmigte ganztägige Fehlgründe

Diese Zeiten reduzieren die zu leistenden Soll-Stunden entsprechend.

Abb.: Berechnung der Monats-Soll-Stunden

Belastung zu Monatsbeginn

Am ersten Tag eines Monats werden die Monats-Soll-Stunden vom Zeitkonto abgezogen.

Dadurch beginnt das Zeitkonto häufig mit einem negativen Wert. Im Laufe des Monats wird dieses Minus durch die geleisteten Arbeitsstunden ausgeglichen.

Sind am Monatsende keine Minusstunden mehr vorhanden, wurden die Soll-Stunden vollständig erfüllt. Wurden mehr Stunden geleistet als erforderlich, entstehen Plusstunden.

Abb.: Belastung des Zeitkontos mit Monats-Soll-Stunden

Saldo

Da das Zeitkonto durch die monatliche Soll-Belastung häufig einen negativen Startwert hat, eignet es sich nur eingeschränkt zur täglichen Kontrolle der geleisteten Arbeitszeit.

Für diesen Zweck steht der Saldo zur Verfügung.

Der Saldo zeigt jederzeit den aktuellen Stand der Arbeitszeit an und ermöglicht eine schnelle Kontrolle, ob:

• Plusstunden vorhanden sind
• Minusstunden vorhanden sind

Für Mitarbeitende und Führungskräfte ist der Saldo die wichtigste Kennzahl zur Beurteilung des aktuellen Arbeitszeitstands.

Monatssaldo

Zusätzlich zum Zeitkonto und zum Saldo gibt es den Monatssaldo.

Der Monatssaldo wird jeweils am Ende eines Monats berechnet.

Er beschreibt die Differenz zwischen:

• Monats-Soll
• Monats-Ist (tatsächlich geleistete Arbeitszeit)

Berechnung

Monatssaldo = Monats-Ist − Monats-Soll

Bedeutung

• Ein positiver Monatssaldo bedeutet, dass mehr Stunden gearbeitet wurden als vorgesehen.
• Ein negativer Monatssaldo bedeutet, dass weniger Stunden gearbeitet wurden als vorgesehen.
• Ein Monatssaldo von 0 bedeutet, dass die Soll-Stunden exakt erfüllt wurden

Zusammenfassung

Zeitkonto

Das zentrale Konto der Zeiterfassung. Hier werden alle Zeitbuchungen und automatischen Buchungen verarbeitet.

Monats-Soll-Stunden

Die Arbeitszeit, die im jeweiligen Monat erbracht werden soll. Sie wird zu Monatsbeginn vom Zeitkonto abgezogen.

Saldo

Der aktuelle Stundenstand. Er zeigt jederzeit an, ob Plus- oder Minusstunden vorhanden sind.

Monatssaldo

Die monatliche Differenz zwischen geplanter und tatsächlich geleisteter Arbeitszeit.

Merke

Für die tägliche Kontrolle des Arbeitszeitkontos ist der Saldo die wichtigste Kennzahl. Er zeigt auf einen Blick den aktuellen Stand der Plus- oder Minusstunden an.

AIDA Zeiterfassung / Grundlagen für alle Mitarbeitenden

Kapitel 1.10 Ampelstatus

Einleitung

Der Ampelstatus wird im Dashboard angezeigt und dient als schnelle Orientierung zum aktuellen Stand des Arbeitszeitkontos.

Der Ampelstatus ist nicht nur für Mitarbeitende relevant. Auch Führungskräfte können anhand der Ampelfarbe schnell erkennen, bei welchen Mitarbeitenden auffällige Zeitkontostände vorliegen.

Bei bestimmten Ampelstatuswerten werden automatische Benachrichtigungen versendet.

Ampelstatus

Der Ampelstatus basiert auf dem aktuellen Saldo, der im Dashboard unter der Ampel angezeigt wird.

Bei der Berechnung wird zusätzlich die individuell vereinbarte Wochenarbeitszeit berücksichtigt. Dadurch können identische Salden bei verschiedenen Mitarbeitenden zu unterschiedlichen Ampelfarben führen.

Abb.: Ampelstatus im Dashboard

Zusammenhang mit der Wochenarbeitszeit

Die Grenzwerte für die einzelnen Ampelbereiche richten sich nach der vertraglich vereinbarten Wochenarbeitszeit.

Beispiel

• Eine Mitarbeitende in Vollzeit mit 39 Wochenstunden erreicht einen kritischen Ampelbereich erst bei einem höheren Saldo.
• Eine Mitarbeitende mit 15 Wochenstunden erreicht denselben Ampelstatus bereits bei einem deutlich geringeren Saldo.

Dadurch wird die Bewertung des Arbeitszeitkontos an den individuellen Beschäftigungsumfang angepasst.

Abb.: Vergleich unterschiedlicher Wochenarbeitszeiten

Benachrichtigungen

Führungskräfte erhalten automatisch eine Benachrichtigung, wenn Mitarbeitende einen kritischen Ampelstatus erreichen.

Die Benachrichtigung wird jeweils zum 25. eines Monats versendet, wenn sich der Ampelstatus in einem der folgenden Bereiche befindet:

• Gelb
• Hellgelb
• Rot
• Hellrot

Die Benachrichtigung enthält den aktuellen Saldo der betroffenen Person und dient der frühzeitigen Information der Führungskraft.

So können auffällige Zeitkontostände rechtzeitig erkannt und gemeinsam besprochen werden.

Abb.: Benachrichtigung Rot

Abb.: Benachrichtigung Gelb

Abb.: Benachrichtigung Hellgelb

Abb.: Benachrichtigung Hellrot

Warum gibt es den Ampelstatus?

Der Ampelstatus unterstützt dabei,

• Plusstunden frühzeitig zu erkennen,
• Minusstunden rechtzeitig auszugleichen,
• Arbeitszeiten transparent nachzuvollziehen,
• Führungskräfte über auffällige Entwicklungen zu informieren.

Durch die Berücksichtigung der individuellen Wochenarbeitszeit erfolgt die Bewertung für alle Beschäftigten unter vergleichbaren Bedingungen.

Zusammenfassung

Der Ampelstatus dient als Orientierungshilfe für den aktuellen Stand des Arbeitszeitkontos.

Wichtige Merkmale

• Der Ampelstatus basiert auf dem aktuellen Saldo.
• Die individuelle Wochenarbeitszeit wird bei der Berechnung berücksichtigt.
• Unterschiedliche Wochenarbeitszeiten führen zu unterschiedlichen Grenzwerten.
• Führungskräfte werden bei kritischen Ampelstatuswerten automatisch informiert.
• Die Benachrichtigung erfolgt jeweils zum 25. eines Monats.

Merke

Ein identischer Saldo kann abhängig von der vereinbarten Wochenarbeitszeit zu unterschiedlichen Ampelstatuswerten führen. Daher sollte der Ampelstatus immer im Zusammenhang mit dem individuellen Arbeitszeitumfang betrachtet werden.

AIDA Zeiterfassung / Grundlagen für alle Mitarbeitenden

Kapitel 1.11 Überstunden

Einleitung

Seit dem 01.01.2025 werden Überstunden auf einem separaten Überstunden-Konto ausgewiesen.

Diese Regelung basiert auf tarifrechtlichen Vorgaben und soll dazu beitragen, den langfristigen Aufbau von Überstunden zu reduzieren sowie deren Abbau oder Auszahlung transparenter zu gestalten.

Führungskräfte erhalten automatisch Hinweise, wenn sich hohe Zeitguthaben aufbauen. Unabhängig davon sollten Mitarbeitende ihr Zeitkonto regelmäßig selbst kontrollieren.

Überstundenregelung

Übertragung von Plus-Stunden zum Jahreswechsel

Weist das Zeitkonto zum 31.12. einen positiven Stand auf, werden die vorhandenen Plus-Stunden zum Jahreswechsel auf das Überstunden-Konto übertragen.

Nach der Übertragung befinden sich diese Stunden nicht mehr auf dem Zeitkonto, sondern auf dem separaten Überstunden-Konto.

Abb.: Übertragung von Plus-Stunden auf das Überstunden-Konto

Besonderheit zum 01.01.2025

Zum 01.01.2025 wurden Plus-Stunden einmalig teilweise auf ein separates Konto mit der Bezeichnung „Überstunden 2023“ übertragen.

Hierbei handelt es sich um eine tarifrechtliche Sonderregelung im Rahmen der Umstellung. Diese Regelung wurde einmalig angewendet und findet in den Folgejahren keine erneute Verwendung.

Abb.: Konto Überstunden 2023

Auszahlung von Überstunden

Befinden sich im Januar Stunden auf dem Überstunden-Konto, wird hierfür ein Zuschlag ausgezahlt.

Wichtig:

• Die Auszahlung betrifft ausschließlich das Überstunden-Konto.
• Das Konto „Überstunden 2023“ ist von dieser Regelung ausgenommen.

Abb.: Auszahlung von Überstunden

Automatischer Abbau von Überstunden

Die auf dem Überstunden-Konto vorhandenen Stunden werden automatisch reduziert, wenn das Zeitkonto am Monatsende einen negativen Stand aufweist.

Das bedeutet:

• Bestehen Minusstunden am Monatsende, werden Überstunden zum Ausgleich dieser Minusstunden verwendet.
• Bestehen keine Minusstunden, erfolgt keine automatische Umbuchung.

Abb.: Automatischer Abbau von Überstunden

Abb.: Beispiel für den Abbau von Überstunden

Unterschied zwischen Plus-Stunden und Überstunden

Plus-Stunden und Überstunden haben unterschiedliche Bedeutungen.

Plus-Stunden

• Entstehen während des laufenden Jahres durch Mehrarbeit.
• Werden auf dem Zeitkonto geführt.
• Können sich laufend erhöhen oder reduzieren.
• Werden nicht automatisch ausgezahlt.

Überstunden

• Entstehen erst durch die Übertragung von Plus-Stunden zum Jahresende.
• Werden auf einem separaten Überstunden-Konto geführt.
• Können ausgezahlt werden.
• Können zum Ausgleich von Minusstunden verwendet werden.

Auszahlung von Überstunden während des Jahres

Eine Auszahlung betrifft ausschließlich Stunden, die sich auf dem Überstunden-Konto befinden.

Plus-Stunden auf dem Zeitkonto werden nicht ausgezahlt. Sie verbleiben dort, bis sie:

• durch Freizeit ausgeglichen werden,
• anderweitig reduziert werden oder
• zum Jahresende auf das Überstunden-Konto übertragen werden.

Abb.: Auszahlung bei bestehenden Plus-Stunden

Umgang mit Minusstunden

Befinden sich zum Jahresende Minusstunden auf dem Zeitkonto, werden diese nicht auf ein separates Konto übertragen.

Die Minusstunden werden unverändert in das folgende Jahr übernommen und dort weitergeführt.

Abb.: Übernahme von Minusstunden ins Folgejahr

Zusammenfassung

Plus-Stunden

• Entstehen während des laufenden Jahres.
• Werden auf dem Zeitkonto geführt.
• Können aufgebaut oder wieder abgebaut werden.

Überstunden

• Entstehen durch die Übertragung von Plus-Stunden zum Jahresende.
• Werden auf einem separaten Überstunden-Konto geführt.
• Können ausgezahlt werden.
• Können zum Ausgleich von Minusstunden genutzt werden.

Minusstunden

• Werden nicht auf ein separates Konto übertragen.
• Werden unverändert in das nächste Jahr übernommen.

Merke

Plus-Stunden und Überstunden sind nicht identisch. Plus-Stunden entstehen im laufenden Jahr auf dem Zeitkonto. Erst ein positiver Stand des Zeitkontos zum Jahresende führt zur Übertragung dieser Stunden auf das Überstunden-Konto und damit zur Entstehung von Überstunden.

AIDA Zeiterfassung / Grundlagen für alle Mitarbeitenden

Kapitel 1.12 Ganztägige Fehlgründe

Was sind ganztägige Fehlgründe?

Ganztägige Fehlgründe beschreiben eine vollständige Abwesenheit an einem Arbeitstag, beispielsweise Urlaub, Krankheit oder Zeitausgleich.

Stimme geplante Abwesenheiten vorab mit deiner bzw. deinem Vorgesetzten sowie deinen Kolleginnen und Kollegen ab.

Ganztägige Fehlgründe kannst du nicht selbst direkt eintragen. Du musst sie im AIDA Webportal beantragen. Bestimmte Fehlgründe, beispielsweise eine Krankmeldung, können ausschließlich von der Personalabteilung eingetragen werden.

Wie du einen Antrag stellst, erfährst du im Artikel „Anträge“ und im zugehörigen Video.

Hinweis: Die folgenden Erläuterungen helfen dir zu verstehen, wie Fehlgründe wirken. Du musst dir die Berechnungsdetails nicht merken – AIDA berücksichtigt sie automatisch im Hintergrund.

Welche ganztägigen Fehlgründe gibt es?

Die folgende Übersicht zeigt die ganztägigen Fehlgründe und die dazugehörigen Informationen.

Wie wirken sich Fehlgründe auf dein Zeitkonto aus?

Bestimmte Fehlgründe reduzieren deine Monats-Soll-Zeit. Weitere Informationen dazu findest du im Artikel „Zeitkonto und Saldo“.

Die Berechnung erfolgt automatisch. Du musst dafür nichts zusätzlich eintragen oder berechnen.

Durch die ganztägigen Fehlgründe entstehen dir grundsätzlich keine Minusstunden. Eine Ausnahme ist der Fehlgrund „Zeitausgleich“.

Besonderheit: Zeitausgleich

Der Fehlgrund „Zeitausgleich“ führt zu einem negativen Tagessaldo. Dadurch werden vorhandene Plusstunden abgebaut. Reichen deine Plusstunden nicht aus, können Minusstunden entstehen.

Wenn du Plusstunden durch einen ganzen freien Arbeitstag abbauen möchtest, beantrage nach entsprechender Abstimmung den Fehlgrund „Zeitausgleich“.

Die folgende Abbildung zeigt, wie Zeitausgleich im Monatsjournal dargestellt wird und sich auf deinen Saldo auswirkt.

Fehltage im Monatsjournal

In der Fußzeile des Monatsjournals wird die Anzahl bestimmter Fehltage angezeigt.

Welche Fehlgründe dort ausgewiesen werden, zeigt die folgende Übersicht.

Besonderheit: Urlaub

Auch Erholungsurlaub zählt zu den ganztägigen Fehlgründen. Er ist der einzige Fehlgrund mit einem vorgegebenen Kontingent: Deinem persönlichen Urlaubsanspruch.

Du kannst nur so viele Urlaubstage beantragen, wie dir noch zur Verfügung stehen. Reicht dein verbleibender Urlaubsanspruch nicht aus, lässt sich der Antrag nicht erfassen.

AIDA Zeiterfassung / Grundlagen für alle Mitarbeitenden

Kapitel 1.13 Zuschlagspflichtige Zeiten, Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft

Einleitung

In diesem Artikel erfährst du, welche Zeiten als zuschlagspflichtig gelten, wie Bereitschaftszeiten bewertet werden und wo du diese Angaben im Monatsjournal findest.

Wichtig: Maßgeblich sind immer die für dich geltenden arbeitsvertraglichen und tarifrechtlichen Regelungen. Sollten die Angaben in diesem Artikel davon abweichen, veraltet oder missverständlich sein, gelten die vertraglichen und tariflichen Bestimmungen. Bei Fragen wende dich an deine Vorgesetzte bzw. deinen Vorgesetzten oder an die Personalabteilung.

Welche Zeiten sind zuschlagspflichtig?

Die reguläre Arbeitszeit, auch Regelarbeitszeit genannt, liegt montags bis freitags von 06:00 bis 20:00 Uhr, ausgenommen Feiertage.

Zeiten außerhalb der Regelarbeitszeit sind grundsätzlich zuschlagspflichtig. Samstage sind davon ausgenommen. Beachte hierzu die für dich geltenden Regelungen.

Die folgenden Folien erläutern die zuschlagspflichtigen Zeiten sowie die zugehörigen Dienstgänge in AIDA.

Was bedeutet „Faktorisieren“?

Bereitschaftszeiten werden mit einem festgelegten Faktor multipliziert. Dadurch wird ermittelt, wie viele Stunden für eine Zeitgutschrift oder Auszahlung berücksichtigt werden.

Für die hier beschriebenen Bereitschaftszeiten gelten folgende Faktoren:

Beispiel: 24 Stunden Rufbereitschaft

Du hast 24 Stunden Rufbereitschaft geleistet. Diese werden nicht vollständig als 24 Stunden auf deinem Zeitkonto gutgeschrieben, sondern zunächst mit dem Faktor 0,1 bewertet:

24 Stunden × 0,1 = 2,4 Stunden

Die 2,4 Stunden entsprechen 2 Stunden und 24 Minuten. Diese Zeit wird dir entsprechend der geltenden Regelung auf deinem Zeitkonto gutgeschrieben oder ausgezahlt.

Hinweis: Dezimalstunden sind keine Stunden-Minuten-Angabe. 2,4 Stunden bedeuten 2 Stunden und 24 Minuten, nicht 2 Stunden und 40 Minuten.

Zuschlagspflichtige Zeiten im Monatsjournal

In der Fußzeile deines Monatsjournals werden deine zuschlagspflichtigen Zeiten angezeigt. Dort kannst du beispielsweise nachvollziehen, wie viele Stunden Nachtarbeit für den jeweiligen Monat erfasst wurden.

Auch deine Vorgesetzte bzw. dein Vorgesetzter benötigt diese Informationen für die Dienstplanung.

Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft im Monatsjournal

Die Zeiten aus Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft findest du ebenfalls in der Fußzeile des Monatsjournals.

Die folgende Übersicht zeigt dir, an welcher Stelle die jeweiligen Zeiten stehen und was die Angaben bedeuten.

AIDA Zeiterfassung / Grundlagen für alle Mitarbeitenden

Kapitel 1.14 AIDA Handy App

Mit der AIDA Orga App kannst du deine Arbeitszeiten über dein Smartphone buchen. Die Buchungen werden an den AIDA-Server übertragen.

Bitte beachte: Anträge stellen und Daten wie beispielsweise Anomalien abfragen kannst du ausschließlich über AIDA Web im Internetbrowser.

Installation und Einrichtung

Installiere die AIDA Orga App aus dem App Store und öffne sie anschließend.

Trage bei der Einrichtung folgende Angaben ein:

Damit ist die Einrichtung abgeschlossen.

Wichtig: Die Serveradresse kann nachträglich nicht geändert werden. Hast du eine falsche Adresse eingetragen, musst du die App löschen, erneut installieren und neu einrichten.

Verbindung zum Server prüfen

Wenn die App nicht wie erwartet funktioniert, kannst du einen Funktionalitätstest durchführen:

1. Tippe oben rechts auf das Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen.

2. Tippe auf „Funktionalitätstest“.

3. Tippe auf „Tests durchführen“.

4. Prüfe, ob die Verbindung zum Server erfolgreich ist.

Ist die Verbindung nicht erfolgreich, prüfe zunächst die Internetverbindung deines Smartphones. Stelle außerdem sicher, dass du bei der Einrichtung die richtige Serveradresse eingetragen hast.

Arbeitszeiten buchen

Über die App kannst du folgende Buchungen erfassen:

• Kommen

• Gehen

• Pause

• Dienstgang

Tippe für eine Buchung auf die entsprechende Kachel.

Buchungen an den Server übertragen

Die App überträgt deine Buchungen automatisch an den AIDA-Server.

Buchungen sind auch ohne Internetverbindung möglich: Wenn dein Smartphone zum Zeitpunkt der Buchung keinen Internetzugang hat, speichert die App die Buchung zunächst lokal im Buchungs-Log. Sobald wieder eine Internetverbindung besteht, werden die ausstehenden Buchungen automatisch übertragen.

Buchungen manuell übertragen

Falls die automatische Übertragung ausbleibt und dir beispielsweise am folgenden Tag eine Anomalie angezeigt wird, kannst du die Übertragung manuell anstoßen:

1. Tippe oben rechts auf das Zahnrad, um das Menü zu öffnen.

2. Tippe auf „Buchungsjournal“.

3. Tippe oben rechts auf das Symbol zum Übertragen der Buchungen an den Server.

Erfolgreich übertragene Buchungen erkennst du an einem grünen Haken.

AIDA Zeiterfassung / Zusatzinhalte für Führungskräfte

Kapitel 2.1 Mitarbeiteranträge

Einleitung

Als Vorgesetzte bzw. Vorgesetzter erhältst du neben Kollegenanträgen auch Mitarbeiteranträge. Diese solltest du täglich prüfen und bearbeiten.

Du bist für die Anträge der Mitarbeitenden zuständig, die dir im AIDA-Workflow zugeordnet sind. Fehlt die Zuordnung zu einer bzw. einem Vorgesetzten, kann die betroffene Person keinen Antrag stellen.

Sobald ein Mitarbeiterantrag erstellt wurde, erhältst du automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail.

Bitte beachte: Anträge kannst du ausschließlich im AIDA-Webportal bearbeiten. Über die AIDA-App ist das nicht möglich.

Verantwortung bei der Genehmigung

Mit deiner Genehmigung ist die Prüfung in der Regel abgeschlossen. Eine weitere Instanz kontrolliert den Antrag normalerweise nicht mehr.

Prüfe deshalb sorgfältig, ob der Antrag nachvollziehbar und korrekt ist. Bei Unklarheiten wende dich vor der Genehmigung an deine Vorgesetzte bzw. deinen Vorgesetzten oder an die Personalabteilung.

Mitarbeiteranträge öffnen

Eine rot hinterlegte Ziffer auf dem AIDA-Dashboard zeigt dir an, dass Anträge zur Bearbeitung vorliegen.

1. Klicke links im Menü auf „Anträge“.

2. Wähle „Mitarbeiteranträge“.

Die Anzahl der vorliegenden Anträge wird am Seitenrand angezeigt.

In der Übersicht siehst du die Mitarbeiteranträge in einer Tabelle. Ähnlich wie unter „Eigene Anträge“ werden dort bereits erste Informationen angezeigt. In der Spalte „Mitarbeiter“ erkennst du beispielsweise, wer den Antrag gestellt hat.

Anträge prüfen und bearbeiten

Bewege den Mauszeiger über eine Antragszeile. In der rechten Tabellenspalte erscheinen die verfügbaren Schaltflächen.

Prüfe die Angaben und nutze bei Bedarf die Kalender, das Monatsjournal und die zusätzlichen Antragsinformationen. Entscheide anschließend, ob du den Antrag genehmigen oder ablehnen kannst.

Bemerkungen erfassen

Über die Spalte mit der Sprechblase kannst du Bemerkungen zu einem Korrekturantrag erfassen, beispielsweise einen Ablehnungsgrund.

Archivierte Mitarbeiteranträge einsehen

Wenn Mitarbeitende einen erledigten Antrag archiviert haben, kannst du ihn im „Antragsarchiv des Mitarbeiters“ einsehen. Nach 90 Tagen wird ein Mitarbeiterantrag automatisch archiviert.

So öffnest du das Archiv:

1. Klicke links im Menü auf „Anträge“.

2. Wähle „Anträge für Mitarbeiter bearbeiten“.

3. Klicke auf „Antragsarchiv des Mitarbeiters“.

4. Wähle oberhalb der Tabelle die gewünschte Mitarbeiterin bzw. den gewünschten Mitarbeiter aus.

5. Filtere bei Bedarf nach einer Antragsart. Standardmäßig werden alle Antragstypen angezeigt.

Wichtig: Archivierte Anträge kannst du nicht mehr nachträglich ändern. Fehlerhafte Anträge können dann ausschließlich durch die Personalabteilung korrigiert werden.

AIDA Zeiterfassung / Zusatzinhalte für Führungskräfte

Kapitel 2.2 Mitarbeiterdaten

Einleitung

Als Vorgesetzte bzw. Vorgesetzter kannst du in AIDA die Daten deiner Mitarbeitenden einsehen. Dazu stehen dir unter „Vorgesetzte“ → „Mitarbeiterdaten“ verschiedene Ansichten zur Verfügung.

Informationstableau

Das Informationstableau zeigt dir den Status deiner Mitarbeitenden.

1. Klicke links im Menü auf „Vorgesetzte“.

2. Wähle unter „Mitarbeiterdaten“ den Eintrag „Informationstableau“.

Bitte beachte: Du siehst ausschließlich Mitarbeitende, die dir in AIDA direkt zugeordnet sind. Personen, die in mehreren Abteilungen arbeiten, aber anderen Vorgesetzten zugeordnet sind, werden dir hier nicht angezeigt.

Gruppenkalender

Im Gruppenkalender siehst du die ganztägigen Fehlgründe deiner Mitarbeitenden für einen Monat. So kannst du beispielsweise erkennen, welche Personen gleichzeitig im Urlaub oder krankgemeldet sind.

1. Klicke links im Menü auf „Vorgesetzte“.

2. Wähle unter „Mitarbeiterdaten“ den Eintrag „Gruppenkalender“.

Bewege den Mauszeiger über einen eingetragenen Fehlgrund, um weitere Informationen wie dessen Bezeichnung einzublenden.

Unterhalb der Tabelle findest du eine Legende zu den Farben der Fehlgründe. Auch dort kannst du mit dem Mauszeiger die jeweilige Bezeichnung anzeigen lassen.

Hinweis: Mobiles Arbeiten wird im Gruppenkalender nicht angezeigt. Es wird in AIDA als Dienstgang erfasst und zählt nicht zu den ganztägigen Fehlgründen.

Persönlicher Kalender

Der persönliche Kalender bietet dir eine Jahresübersicht für eine einzelne Mitarbeiterin bzw. einen einzelnen Mitarbeiter.

1. Klicke links im Menü auf „Vorgesetzte“.

2. Wähle unter „Mitarbeiterdaten“ den Eintrag „Persönlicher Kalender“.

3. Wähle oberhalb des Kalenderblatts die gewünschte Person und das Kalenderjahr aus.

Im Unterschied zum Gruppenkalender siehst du hier ein ganzes Jahr für eine Person. Der Gruppenkalender zeigt dagegen einen Monat für mehrere Mitarbeitende.

Bitte beachte: Bereits abgeschlossene Zeiträume werden nicht mehr angezeigt.

Monatsjournal

Das Monatsjournal zeigt dir alle Buchungen einer Person für einen ausgewählten Monat. Zusätzlich werden Dienstgänge und ganztägige Abwesenheiten angezeigt.

1. Klicke links im Menü auf „Vorgesetzte“.

2. Wähle unter „Mitarbeiterdaten“ den Eintrag „Monatsjournal“.

3. Wähle oben die gewünschte Person aus.

4. Wähle den gewünschten Monat aus.

Über das Druckersymbol kannst du das Monatsjournal als PDF herunterladen.

Am Ende des Monatsjournals findest du weitere relevante Werte, beispielsweise:

• Monats-Soll

• Saldo

• Überstundenkonto

Weitere Erläuterungen findest du im Artikel „Monatsjournal“.

Konten

Jede Mitarbeiterin bzw. jeder Mitarbeiter verfügt in AIDA über mehrere Konten, deren Werte vom System berechnet werden. Unter „Konten“ kannst du die Kontostände einer Person übersichtlich einsehen.

1. Klicke links im Menü auf „Vorgesetzte“.

2. Wähle unter „Mitarbeiterdaten“ den Eintrag „Konten“.

3. Wähle oben die gewünschte Person aus.

Die hier angezeigten Werte findest du auch im Monatsjournal und in den Berichten.

AIDA Zeiterfassung / Zusatzinhalte für Führungskräfte

Kapitel 2.3 Berichte

Einleitung

Als Vorgesetzte bzw. Vorgesetzter behältst du die Fehlzeiten, Stundenkonten und verbleibenden Urlaubstage deiner Mitarbeitenden im Blick. Die AIDA-Berichte helfen dir bei der regelmäßigen Kontrolle.

Im Unterschied zu den Ansichten unter „Mitarbeiterdaten“ werden Berichte als PDF-Dateien erstellt. Klicke dafür nach der Auswahl der gewünschten Kriterien auf das Druckersymbol. Anschließend kannst du die PDF speichern oder ausdrucken.

Bitte beachte: Du kannst ausschließlich Mitarbeitende auswählen, die dir in AIDA zugeordnet sind.

Zusätzlich versendet AIDA automatische Benachrichtigungen per E-Mail. Weitere Informationen findest du im Artikel „Benachrichtigungen“.

Welche Berichte solltest du regelmäßig prüfen?

Fehlzeitenkalender

Mit dem Fehlzeitenkalender kannst du die Fehlzeiten mehrerer Mitarbeitender für mehrere Monate in einer PDF zusammenstellen.

Prüfe diesen Bericht regelmäßig, um die Fehlzeiten deiner Mitarbeitenden im Blick zu behalten.

Bericht erstellen

1. Klicke links im Menü auf „Vorgesetzte“.

2. Wähle unter „Berichte“ den Eintrag „Fehlzeitenkalender“.

3. Lege die Selektionskriterien fest und wähle die gewünschten Mitarbeitenden aus.

4. Wähle die Monate, die du auswerten möchtest.

5. Klicke auf das Druckersymbol, um die PDF zu erstellen.

Fehlzeitenausdruck

Der Fehlzeitenausdruck zeigt dir die Fehlzeiten einer einzelnen Person für ein ganzes Jahr auf einer Seite.

Nutze den Fehlzeitenkalender, wenn du mehrere Mitarbeitende über mehrere Monate auswerten möchtest. Für die Jahresübersicht einer einzelnen Person eignet sich der Fehlzeitenausdruck.

Bericht erstellen

1. Klicke links im Menü auf „Vorgesetzte“.

2. Wähle unter „Berichte“ den Eintrag „Fehlzeitenausdruck“.

3. Wähle oben die gewünschte Person aus.

4. Lege das Jahr fest.

5. Klicke auf das Druckersymbol.

Bitte beachte: Dieser Bericht zeigt nur Zeiträume an, für die Änderungen in der Zeiterfassung noch möglich sind. Bereits abgeschlossene Zeiträume werden nicht mehr angezeigt.

Ampelliste

Die Ampelliste eignet sich für die regelmäßige Kontrolle der Stundenkonten. Sie zeigt deine Mitarbeitenden nach Abteilungen gruppiert und hebt den aktuellen Stundensaldo farblich hervor.

Was die Farben bedeuten, erfährst du im Artikel „Ampelstatus“.

Bericht erstellen

1. Klicke links im Menü auf „Vorgesetzte“.

2. Wähle unter „Berichte“ den Eintrag „Ampelliste“.

3. Lege die Selektionskriterien fest.

4. Wähle die gewünschten Mitarbeitenden aus. Für eine vollständige Kontrolle solltest du alle dir zugeordneten Mitarbeitenden berücksichtigen.

5. Klicke auf das Druckersymbol.

Liste der Anomalien

Sobald eine Anomalie auftritt, erhalten Mitarbeitende eine E-Mail, damit sie diese zeitnah bearbeiten können. Als Vorgesetzte bzw. Vorgesetzter solltest du zusätzlich regelmäßig kontrollieren, ob noch Anomalien offen sind.

Die Liste der Anomalien enthält noch nicht bearbeitete bzw. korrigierte Anomalien, beispielsweise „Fehlen ohne Grund“.

Wichtig: Der Bericht berücksichtigt ausschließlich die letzten 90 Tage. Ältere Anomalien werden hier nicht angezeigt. Nutze dafür die „Liste der Anomalien individuell“.

Bericht erstellen

1. Klicke links im Menü auf „Vorgesetzte“.

2. Wähle unter „Berichte“ den Eintrag „Liste der Anomalien“.

3. Lege die Selektionskriterien fest und wähle die gewünschten Mitarbeitenden aus.

4. Klicke auf das Druckersymbol.

Offene Anomalien klären

Im Bericht selbst kannst du keine Anomalien bearbeiten. Informiere die betroffenen Mitarbeitenden umgehend darüber, dass noch Anomalien vorliegen und bearbeitet werden müssen.

Liste der Anomalien individuell

Mit der „Liste der Anomalien individuell“ kannst du gezielt nach bestimmten Anomalietypen und einem individuell festgelegten Zeitraum auswerten.

Damit lassen sich auch Anomalien anzeigen, die älter als 90 Tage sind.

Bericht erstellen

1. Klicke links im Menü auf „Vorgesetzte“.

2. Wähle unter „Berichte“ den Eintrag „Liste der Anomalien individuell“.

3. Lege die Selektionskriterien fest und wähle die gewünschten Mitarbeitenden aus.

4. Wähle alle oder bestimmte Anomalietypen aus.

5. Lege den Auswertungszeitraum fest.

6. Klicke auf das Druckersymbol.

Gleitzeit- und Urlaubsliste

Mit der Gleitzeit- und Urlaubsliste kontrollierst du die Zeit- und Urlaubskonten deiner Mitarbeitenden. Prüfe diesen Bericht regelmäßig, insbesondere im Rahmen der Urlaubsplanung und der Beantragung von Urlaubstagen.

Bericht erstellen

1. Klicke links im Menü auf „Vorgesetzte“.

2. Wähle unter „Berichte“ den Eintrag „Gleitzeit- und Urlaubsliste“.

3. Lege die Selektionskriterien fest und wähle die gewünschten Mitarbeitenden aus.

4. Klicke auf das Druckersymbol.

Angaben im Bericht

Die Liste zeigt dir pro Monat und nach Abteilungen gruppiert folgende Werte:

• Stundensaldo

• Urlaubsanspruch

• Resturlaub

• Bereits verplante Urlaubstage

• Noch verfügbarer Urlaub

Der noch verfügbare Urlaub steht in der rechten Spalte. Bei vollständig verplantem Urlaub sollte dieser Wert 0 betragen.

Monatsjournal drucken

Über „Monatsjournal drucken“ kannst du ebenfalls Monatsjournale erstellen. Dieser Bericht bietet keine zusätzlichen Funktionen gegenüber der Erstellung unter „Mitarbeiterdaten“.

Du kannst deshalb weiterhin den im Artikel „Mitarbeiterdaten“ beschriebenen Weg verwenden.